نظام إدارة القضايا لمكتب محاماة في سلطنة عمان

القضية تأخذ رقمها من سلسلة مستندات مكتبك، والقضية التي حُدّد نوعها تأخذ بادئة ذلك النوع. وقبل أن تفتح الملف تشغّل فحص التعارض: يمر البحث على أطراف قضاياك السابقة بالاسم العربي والإنجليزي وبرقم الهوية وبرقم السجل التجاري، وعلى العملاء بالاسم ورقم الهوية، وعلى العملاء المحتملين بالاسم. ثم تُكتب النتيجة في الخط الزمني للملف، سواء خلت من أي تعارض أو أظهرت تطابقاً. الفحص الذي لا يُكتب هو الفحص الذي يُنكر بعد سنتين. والبحث يجري داخل بيانات مكتبك وحده، بحكم بنائه لا بحكم إعداد يمكن نسيانه.

حين يُسجل إعلان الحكم يفتح النظام ميعادين: 30 يوماً للاستئناف و40 يوماً للنقض. والقاعدتان تصلان جاهزتين لكل مكتب، بيانات يعدّلها المكتب لا رقماً مدفوناً في البرنامج، لأن المواعيد تتغير بتغيّر التشريع، فيعدّلها المكتب في يومه دون انتظار تحديث. وكل حدث مؤرخ لم يُنجز يتحول إلى متابعة على قائمة الأعمال المستحقة نفسها التي يعمل عليها بقية المكتب، فلا تختبئ جلسة في شاشة لا يفتحها أحد.

سجل الوكالات يحفظ الوكالة بتاريخ توثيقها وتاريخ انتهائها. والافتراضي سنتان من التوثيق، لكن تاريخ الانتهاء يُخزَّن بنفسه لأن بعض الوكالات تُحرَّر بمدة خاصة. والنظام يتابع هذا التاريخ فيعرض الوكالات المقتربة من الانقضاء في قائمة واحدة. والوكالة التي انقضت في صمت مشكلة حقيقية في الممارسة الخليجية، وليست حالة نظرية تُذكر في عرض تقديمي.

يمكن للجلسة أن تكون موعداً حقيقياً، فتخضع لقواعد حجز القاعة ولمنع الحجز المزدوج، بدلاً من أن تكون سطراً مكتوباً عن غرفة. وإنجاز الحدث يُنجز المتابعة المرتبطة به، فلا تبقى مهمة مفتوحة على عمل انتهى. ومراحل القضية نفسها بيانات: حالات فرعية تصل جاهزة هي مقيدة، وقيد المرافعة، وبانتظار الحكم، ومستأنفة، وكُسبت، وخُسرت، وتسوية، موزعة تحت 6 حالات أساسية. والانتقالات المسموحة بينها يعدّلها المكتب بنفسه دون انتظار تحديث.

الفوترة تمر بالفاتورة العادية، والأتعاب مفصولة عن المصروفات المستردة. والدفعة المقدمة من الأتعاب تُحفظ التزاماً على حساب 2400 مقيدةً على القضية بالاسم، لا إيراداً يوم استلامها، لأن تسجيلها عملية بيع يُحمّلها ضريبة على مال لم يُكتسب بعد. ومعها حاسبة رسم الدعوى على جدول يعدّله المكتب، يصل جاهزاً بتعرفة الدعاوى المدنية: 2 بالمئة من قيمة المطالبة، بحد أدنى 10 ريالات وسقف 50 ريالاً. فإذا عُدّلت التعرفة أدخل المكتب قيمته الخاصة، فتسبق القيمة الافتراضية. ونقولها بصراحة: ليس في النظام تسجيل ساعات ولا فوترة بالساعة، ولا حساب أمانة منفصل عن دفاتر المكتب.

سجل الموظف يحمل درجة قيد المحامي في جدول المحامين وفق قانون المحاماة الصادر بالمرسوم السلطاني رقم 41/2024: محامٍ متدرب، ومحامٍ ابتدائي، ومحامي استئناف، ومحامٍ أمام المحكمة العليا، ومستشار، ومعها رقم القيد لدى وزارة العدل والشؤون القانونية وتاريخ انتهاء الترخيص. وجهات التقاضي تصل بالعربية والإنجليزية، 6 جهات تشمل محكمة الاستثمار والتجارة، والتحكيم، و5 دوائر: تجارية ومدنية وجزائية وأحوال شخصية وعمالية. وإلغاء قضية حُدّد نوعها ترفضه قاعدة البيانات ما لم يُسجل سببه.